নিয়োগকর্তারা সময়ের সাথে সাথে তাদের কর্মীদের উপর প্রচুর ডেটা প্রক্রিয়া করে। এই সমস্ত ডেটা একটি কর্মী ফাইলে সংরক্ষণ করা হয়। এই ফাইলটিতে গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিগত তথ্য রয়েছে এবং এই কারণে, এটি নিরাপদে এবং সঠিকভাবে করা আবশ্যক৷ নিয়োগকর্তাদের কতক্ষণ এই ডেটা রাখার অনুমতি দেওয়া হয় (বা, কিছু ক্ষেত্রে, প্রয়োজনীয়)? এই ব্লগে, আপনি কর্মীদের ফাইলের আইনি ধরে রাখার সময়কাল এবং কীভাবে এটি মোকাবেলা করবেন সে সম্পর্কে আরও পড়তে পারেন।
একটি কর্মী ফাইল কি?
উপরে উল্লিখিত হিসাবে, একজন নিয়োগকর্তাকে প্রায়শই তার কর্মীদের কর্মীদের ডেটা মোকাবেলা করতে হয়। এই তথ্য সঠিকভাবে সংরক্ষণ করা আবশ্যক এবং তারপর ধ্বংস. এটি একটি কর্মী ফাইলের মাধ্যমে করা হয়। এতে কর্মচারীদের নাম ও ঠিকানার বিশদ বিবরণ, কর্মসংস্থান চুক্তি, কর্মক্ষমতা প্রতিবেদন, ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত থাকে। এই ডেটাগুলি অবশ্যই AVG প্রবিধানগুলি অনুসরণ করে প্রয়োজনীয়তা মেনে চলতে হবে এবং একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য রাখতে হবে৷
(আপনি যদি জানতে চান আপনার কর্মীদের ফাইলটি AVG-এর প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে কিনা, আমাদের কর্মী ফাইল AVG চেকলিস্ট দেখুন এখানে)
কর্মচারী ডেটা ধরে রাখা
AVG ব্যক্তিগত ডেটার জন্য নির্দিষ্ট ধরে রাখার সময়সীমা দেয় না। একটি কর্মী ফাইলের ধরে রাখার সময়কালের কোন সোজাসাপ্টা উত্তর নেই, কারণ এতে বিভিন্ন ধরনের (ব্যক্তিগত) ডেটা থাকে। ডেটার প্রতিটি বিভাগের জন্য একটি আলাদা ধরে রাখার সময় প্রযোজ্য। এটি ব্যক্তিটি এখনও একজন কর্মচারী কিনা বা চাকরি ছেড়েছে কিনা তাও প্রভাবিত করে।
ধরে রাখার সময়কালের বিভাগ
উপরে উল্লিখিত হিসাবে, একটি কর্মী ফাইলে ব্যক্তিগত ডেটা ধরে রাখার সাথে সম্পর্কিত বিভিন্ন ধারণ সময়কাল রয়েছে। বিবেচনা করার জন্য দুটি মানদণ্ড রয়েছে, যেমন একজন কর্মচারী এখনও নিযুক্ত আছেন কিনা বা চাকরি ছেড়েছেন। নিম্নলিখিত দেখায় যখন নির্দিষ্ট ডেটা ধ্বংস করা উচিত, বা বরং ধরে রাখা উচিত।
বর্তমান কর্মীদের ফাইল
এখনও নিযুক্ত একজন কর্মচারীর বর্তমান কর্মী ফাইলে থাকা ডেটার জন্য কোনও নির্দিষ্ট ধরে রাখার সময়সীমা সেট করা নেই। AVG শুধুমাত্র নিয়োগকর্তাদের উপর কর্মীদের ফাইল 'আপ টু ডেট' রাখার জন্য বাধ্যবাধকতা আরোপ করে। এর মানে হল যে নিয়োগকর্তা নিজেই কর্মীদের ফাইলগুলির পর্যায়ক্রমিক পর্যালোচনা এবং পুরানো ডেটা ধ্বংস করার জন্য একটি সময়সীমা নির্ধারণ করতে বাধ্য।
আবেদনের বিশদ
নিয়োগ করা হয়নি এমন একজন আবেদনকারীর সাথে সম্পর্কিত অ্যাপ্লিকেশন ডেটা আবেদন প্রক্রিয়া শেষ হওয়ার পর সর্বোচ্চ 4 সপ্তাহের মধ্যে ধ্বংস করতে হবে। একটি প্রেরণা বা আবেদনপত্র, সিভি, আচরণের বিবৃতি, আবেদনকারীর সাথে চিঠিপত্রের মতো ডেটা এই বিভাগে পড়ে। আবেদনকারীর সম্মতিতে, প্রায় 1 বছরের জন্য ডেটা রাখা সম্ভব।
পুনর্মিলন প্রক্রিয়া
যখন একজন কর্মচারী একটি পুনঃএকত্রীকরণ প্রক্রিয়া সম্পন্ন করে এবং তার চাকরিতে ফিরে আসে, তখন পুনঃএকত্রীকরণের সমাপ্তির পর সর্বোচ্চ 2 বছর ধরে রাখার সময় প্রযোজ্য হয়। এর একটি ব্যতিক্রম আছে যখন নিয়োগকর্তা স্ব-বীমাকারী। সেই পরিস্থিতিতে, 5 বছর ধরে রাখার সময়কাল প্রযোজ্য।
চাকরি শেষ হওয়ার পর সর্বোচ্চ ২ বছর
একজন কর্মচারী চাকরি ছেড়ে চলে যাওয়ার পরে, কর্মীদের ফাইলে (ব্যক্তিগত) ডেটার সিংহভাগ 2 বছর পর্যন্ত ধরে রাখার সময়সীমার বিষয়।
এই বিভাগ অন্তর্ভুক্ত:
- কর্মসংস্থান চুক্তি এবং এর সংশোধন;
- পদত্যাগ সংক্রান্ত চিঠিপত্র;
- মূল্যায়ন এবং কর্মক্ষমতা পর্যালোচনা রিপোর্ট;
- পদোন্নতি / পদোন্নতি সম্পর্কিত চিঠিপত্র;
- UWV এবং কোম্পানির ডাক্তারের কাছ থেকে অসুস্থতার চিঠিপত্র;
- গেটকিপার ইমপ্রুভমেন্ট অ্যাক্ট সংক্রান্ত প্রতিবেদন;
- ওয়ার্কস কাউন্সিল সদস্যপদ চুক্তি;
- সার্টিফিকেটের কপি।
চাকরি শেষ হওয়ার অন্তত ৫ বছর পর
নির্দিষ্ট কর্মীদের ফাইল ডেটা 5-বছর ধরে রাখার সময়সীমার বিষয়। তাই নিয়োগকর্তা কর্মচারীর চাকরি ছেড়ে যাওয়ার পর 5 বছরের জন্য এই ডেটা রাখতে বাধ্য। এই নিম্নলিখিত তথ্য:
- বেতন কর বিবৃতি;
- কর্মচারী সনাক্তকরণ নথির অনুলিপি;
- জাতিগত এবং উৎপত্তি তথ্য;
- বেতন ট্যাক্স সম্পর্কিত ডেটা।
এই তথ্যগুলি তাই কমপক্ষে পাঁচ বছরের জন্য রাখা উচিত, এমনকি যদি সেগুলি কর্মীদের ফাইলে নতুন বিবৃতি দ্বারা প্রতিস্থাপিত হয়।
চাকরি শেষ হওয়ার অন্তত ৫ বছর পর
এরপরে, নিয়োগকর্তার একটি তথাকথিত 'ট্যাক্স ধরে রাখার বাধ্যবাধকতা' রয়েছে৷ এটি নিয়োগকর্তাকে 7 বছরের জন্য সমস্ত মৌলিক রেকর্ড রাখতে বাধ্য করে। তাই এর মধ্যে রয়েছে মৌলিক তথ্য, মজুরি গার্নিশমেন্ট, বেতনের রেকর্ড এবং বেতন চুক্তি।
মেয়াদোত্তীর্ণ ধরে রাখার সময়কাল?
যখন কোনও কর্মী ফাইল থেকে ডেটার সর্বোচ্চ ধরে রাখার সময়কাল শেষ হয়ে যায়, তখন নিয়োগকর্তা আর ডেটা ব্যবহার করতে পারবেন না। এই তথ্য তারপর ধ্বংস করা উচিত.
একটি ন্যূনতম ধরে রাখার সময়সীমা শেষ হয়ে গেলে, নিয়োগকর্তা may এই তথ্য ধ্বংস করুন। একটি ব্যতিক্রম প্রযোজ্য যখন ন্যূনতম ধরে রাখার সময়সীমা শেষ হয়ে যায় এবং কর্মচারী ডেটা ধ্বংস করার অনুরোধ করে।
স্টাফ ফাইল ধরে রাখার সময়কাল বা অন্যান্য ডেটার জন্য ধরে রাখার সময়কাল সম্পর্কে আপনার কি প্রশ্ন আছে? যদি তাই হয়, আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন. আমাদের কর্মসংস্থান আইনজীবি আপনাকে সাহায্য করতে খুশি হবে!