একজন নিয়োগকর্তা হিসাবে, আপনার কর্মীদের ডেটা সঠিকভাবে সংরক্ষণ করা গুরুত্বপূর্ণ। এটি করার সময়, আপনি কর্মীদের ব্যক্তিগত ডেটার কর্মীদের রেকর্ড রাখতে বাধ্য। এই ধরনের ডেটা সংরক্ষণ করার সময়, প্রাইভেসি অ্যাক্ট জেনারেল ডেটা প্রোটেকশন রেগুলেশন (AVG) এবং ইমপ্লিমেন্টেশন অ্যাক্ট জেনারেল ডেটা প্রোটেকশন রেগুলেশন (UAVG) অবশ্যই বিবেচনায় নিতে হবে। AVG ব্যক্তিগত ডেটা প্রক্রিয়াকরণের ক্ষেত্রে নিয়োগকর্তার উপর বাধ্যবাধকতা আরোপ করে। এই চেকলিস্টের মাধ্যমে, আপনি জানতে পারবেন যে আপনার কর্মীদের ফাইলগুলি প্রয়োজনীয়তাগুলি মেনে চলছে কিনা।
- একটি কর্মী ফাইলে কি তথ্য প্রক্রিয়া করা যেতে পারে?
প্রধান নিয়ম যা অনুসরণ করা হয় তা হল যে শুধুমাত্র কর্মীদের ফাইলের উদ্দেশ্যে প্রয়োজনীয় ডেটা অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে: কর্মচারীর সাথে কর্মসংস্থান চুক্তির যথাযথ কর্মক্ষমতা।
যে কোনো ক্ষেত্রে, 'সাধারণ' ব্যক্তিগত ডেটা রাখা হবে যেমন:
- নাম;
- ঠিকানা;
- জন্ম তারিখ;
- পাসপোর্ট/পরিচয়পত্রের কপি;
- বিএসএন নম্বর
- নিয়োগের শর্তাবলী এবং সংযুক্তি সহ স্বাক্ষরিত কর্মসংস্থান চুক্তি;
- কর্মচারী কর্মক্ষমতা এবং উন্নয়ন ডেটা, যেমন মূল্যায়ন রিপোর্ট।
নিয়োগকর্তারা অন্যান্য ডেটা যেমন নিয়োগকর্তার ব্যক্তিগত নোট, অনুপস্থিতির রেকর্ড, অভিযোগ, সতর্কতা, সাক্ষাত্কারের রেকর্ড ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য কর্মীদের ফাইল প্রসারিত করতে বেছে নিতে পারেন।
একজন নিয়োগকর্তা হিসাবে, আইনি ধরে রাখার সময়কালের সাথে সম্পর্কিত সঠিকতা এবং নির্ভুলতা অনুসরণ করতে এই ডেটা নিয়মিত আপডেট করা গুরুত্বপূর্ণ।
- কখন 'সাধারণ' ব্যক্তিগত ডেটা একটি কর্মী ফাইলে প্রক্রিয়া করা যেতে পারে?
একজন নিয়োগকর্তাকে অবশ্যই বিবেচনা করতে হবে কখন এবং কী 'সাধারণ' ব্যক্তিগত ডেটা কর্মীদের ফাইলে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। আর্টিকেল 6 AVG এর অধীনে, নিয়োগকর্তারা 6টি কারণে কর্মীদের ফাইলে 'সাধারণ' ব্যক্তিগত ডেটা সংরক্ষণ করতে পারেন। এই কারণগুলির মধ্যে রয়েছে:
- কর্মচারী প্রক্রিয়াকরণে সম্মতি দিয়েছেন;
- কর্মচারী (কর্মসংস্থান) চুক্তি সম্পাদনের জন্য প্রক্রিয়াকরণ প্রয়োজনীয়;
- নিয়োগকর্তার উপর একটি আইনি বাধ্যবাধকতার কারণে প্রক্রিয়াকরণটি প্রয়োজনীয় (যেমন ট্যাক্স এবং অবদান প্রদান);
- কর্মচারী বা অন্য প্রাকৃতিক ব্যক্তির গুরুত্বপূর্ণ স্বার্থ রক্ষার জন্য প্রক্রিয়াকরণ প্রয়োজন (একটি উদাহরণ যখন তীব্র বিপদ আসন্ন হয় কিন্তু কর্মচারী মানসিকভাবে সম্মতি দিতে অক্ষম হয়);
- জনস্বার্থ/পাবলিক অর্ডারের জন্য প্রক্রিয়াকরণ আবশ্যক;
- নিয়োগকর্তা বা তৃতীয় পক্ষের বৈধ স্বার্থ মেটানোর জন্য প্রক্রিয়াকরণ প্রয়োজন (যেখানে কর্মচারীর স্বার্থ নিয়োগকর্তার বৈধ স্বার্থের চেয়ে বেশি)।
- একটি কর্মীদের ফাইলে কোন ডেটা প্রক্রিয়া করা উচিত নয়?
ফাইলটিতে অন্তর্ভুক্ত 'স্বাভাবিক' ডেটা ছাড়াও, এমন ডেটাও রয়েছে যেগুলি (সাধারণত) অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয় কারণ সেগুলি প্রকৃতিতে বিশেষভাবে সংবেদনশীল। এগুলি হল 'বিশেষ' ডেটা এবং এর মধ্যে রয়েছে:
- বিশ্বাস;
- যৌন অভিযোজন;
- জাতি বা জাতিসত্তা;
- মেডিকেল ডেটা (কর্মচারীর দ্বারা স্বেচ্ছায় প্রদান করা সহ)।
'বিশেষ' ডেটা শুধুমাত্র 10টি ব্যতিক্রমের মধ্যে AVG-এর অধীনে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। প্রধান 3টি ব্যতিক্রম নিম্নরূপ:
- কর্মচারী প্রক্রিয়াকরণের জন্য সুস্পষ্ট সম্মতি দিয়েছেন;
- আপনি ব্যক্তিগত ডেটা প্রক্রিয়া করেন যা কর্মচারী নিজেই উদ্দেশ্যমূলকভাবে প্রকাশ করেছেন;
- একটি ওভাররাইডিং জনস্বার্থের জন্য প্রক্রিয়াকরণ প্রয়োজনীয় (এটি আহ্বান করার জন্য একটি ডাচ আইনি ভিত্তি প্রয়োজন)।
- কর্মী ফাইল নিরাপত্তা ব্যবস্থা
কে কর্মীদের ফাইল দেখতে অনুমতি দেওয়া হয়?
কর্মীদের ফাইল শুধুমাত্র সেই ব্যক্তিদের দ্বারা দেখা যেতে পারে যাদের জন্য কাজ সম্পাদন করার জন্য অ্যাক্সেস প্রয়োজন। এই ব্যক্তিদের অন্তর্ভুক্ত, উদাহরণস্বরূপ, নিয়োগকর্তা এবং HR বিভাগের কর্মচারীরা। কর্মচারীর নিজেও তার/তার কর্মীদের ফাইল দেখার এবং ভুল তথ্য সংশোধন করার অধিকার রয়েছে।
ফাইলের জন্য নিরাপত্তা প্রয়োজনীয়তা
এটি ছাড়াও, এটি বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ যে AVG কর্মীদের ফাইলগুলির ডিজিটাল বা কাগজ স্টোরেজের উপর প্রয়োজনীয়তা আরোপ করে। একজন নিয়োগকর্তা হিসেবে, আপনি কর্মচারীর গোপনীয়তা রক্ষার জন্য ব্যবস্থা নিতে বাধ্য। তাই ফাইলটিকে সাইবার অপরাধ, অননুমোদিত অ্যাক্সেস, পরিবর্তন বা মুছে ফেলার বিরুদ্ধে সুরক্ষিত রাখতে হবে।
- স্টাফ ফাইল ধরে রাখার সময়কাল
AVG বলে যে ব্যক্তিগত ডেটা সীমিত সময়ের জন্য রাখা যেতে পারে। কিছু তথ্য একটি সংবিধিবদ্ধ ধারণ সময় সাপেক্ষে. অন্যান্য ডেটার জন্য, নিয়োগকর্তাকে ডেটার নির্ভুলতা মুছে ফেলা বা পর্যায়ক্রমিক পর্যালোচনার জন্য সময়সীমা সেট করতে হবে। AVG বলেছে যে ভুল তথ্য ফাইলে রাখা হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য যুক্তিসঙ্গত ব্যবস্থা নিতে হবে।
স্টাফ ফাইল ধরে রাখার সময়কাল সম্পর্কে আরও জানতে চান? তারপর আমাদের ব্লগ পড়ুন কর্মচারী ফাইল ধরে রাখার সময়কাল.
আপনার কর্মীদের ফাইল কি উপরে তালিকাভুক্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে? তারপর সম্ভাবনা এটি AVG অনুগত হয়.
যদি, এই ব্লগটি পড়ার পরে, আপনার এখনও কোনও কর্মী ফাইল বা AVG সম্পর্কে প্রশ্ন থাকে, অনুগ্রহ করে আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন৷ আমাদের কর্মসংস্থান আইনজীবি আপনাকে সাহায্য করতে খুশি হবে!