আমার নিয়োগকর্তা কি নেদারল্যান্ডসে আমার ইমেলগুলো পড়তে পারেন?

হ্যাঁ, নেদারল্যান্ডসে আপনার নিয়োগকর্তা আপনার অফিসের ইমেল পড়তে পারেন, তবে তা কেবল সীমিত পরিসরে এবং শুধুমাত্র মেইলবক্সটির মালিকানা কোম্পানির বলে কখনোই নয়। “নিয়োগকর্তা সিদ্ধান্ত নেন” এই নীতির প্রধান ব্যতিক্রম হলো, ইমেলের বিষয়বস্তু পড়ার জন্য সর্বদা নিজস্ব যৌক্তিকতা প্রয়োজন: জিডিপিআর (GDPR)-এর অধীনে একটি বৈধ স্বার্থ, একটি প্রয়োজনীয় ও আনুপাতিক অনুসন্ধান, একটি লিখিত নীতি যা সম্পর্কে আপনি আগে থেকেই অবগত ছিলেন এবং, যেখানে ওয়ার্কস কাউন্সিল রয়েছে, সেখানে পর্যবেক্ষণ ব্যবস্থার জন্য তাদের পূর্বানুমতি।

ব্যবসায়িক ইমেল একটি কোম্পানি-ভিত্তিক ব্যবস্থা, তাই এর ব্যবহারের নিয়মকানুন আপনার নিয়োগকর্তাই নির্ধারণ করেন। আপনি যা লিখেছেন তা পড়া একটি আলাদা ধাপ। এই প্রবন্ধে আমরা ব্যাখ্যা করব কখন সেই পদক্ষেপটি আইনসম্মত, এর সীমা কোথায় এবং আপনার নিয়োগকর্তা সীমা লঙ্ঘন করেছেন বলে মনে হলে আপনি কী করতে পারেন।

আমার নিয়োগকর্তা কি আমার ইমেলগুলো পড়তে পারেন?

হ্যাঁ, একটি সুনির্দিষ্ট ব্যবসায়িক কারণে এবং শুধুমাত্র সেই কারণ যতটুকু প্রযোজ্য ততটুকুই। একই সাথে দুটি নিয়মকানুন প্রযোজ্য হয়: ডাচ কর্মসংস্থান আইন এবং জিডিপিআর।

ডাচ সিভিল কোডের (Burgerlijk Wetboek) ৭:৬৬০ ধারা অনুযায়ী, আপনার নিয়োগকর্তা কোম্পানির সরঞ্জাম ব্যবহারের বিষয়ে নির্দেশনা দিতে পারেন। আপনি সেই নির্দেশনাগুলো অনুসরণ করছেন কিনা, তাও তিনি যাচাই করতে পারেন। জেনারেল ডেটা প্রোটেকশন রেগুলেশন (GDPR, ডাচ ভাষায় AVG) অনুযায়ী, আপনার মেইলবক্সের বিষয়বস্তু এবং এর সাথে সম্পর্কিত ট্র্যাফিক ডেটা হলো আপনার ব্যক্তিগত ডেটা। তাই প্রতিটি পরিদর্শনই একটি প্রক্রিয়াকরণ কার্যক্রম। এর জন্য একটি আইনি ভিত্তি প্রয়োজন এবং এটি অবশ্যই ডেটা ন্যূনতমকরণের সীমার মধ্যে থাকতে হবে। ডাচ ডেটা প্রোটেকশন অথরিটি (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) এই দ্বিতীয় স্তরটির তত্ত্বাবধান করে।

প্রযুক্তিগত অ্যাক্সেসের অর্থ কি এই যে আপনার নিয়োগকর্তা বিষয়টি খতিয়ে দেখতে পারেন?

না। বেশিরভাগ বিরোধের মূল কারণ হলো প্রযুক্তিগত প্রবেশাধিকার এবং সেই প্রবেশাধিকারের আইনসম্মত ব্যবহার। একজন সিস্টেম অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রায় সবসময়ই একটি মেইলবক্স খুলতে, ব্যাকআপ থেকে মুছে ফেলা বার্তা পুনরুদ্ধার করতে বা এক বছরের চিঠিপত্র এক্সপোর্ট করতে পারেন। এটি আইটি বিভাগের একটি বাস্তবতা, কোনো অনুমতি নয়।

আইনি প্রশ্নটি হলো, আপনার নিয়োগকর্তা দেখতে পারেন কিনা, কী দেখতে পারেন এবং কত সময়ের জন্য দেখতে পারেন। GDPR সেই প্রশ্নের উত্তর দেয়, এবং এর সাথে দেওয়ানি আইনের ৭:৬১১ অনুচ্ছেদে একজন ভালো নিয়োগকর্তা (goed werkgeverschap) হিসেবে কাজ করার কর্তব্যের কথাও উল্লেখ করে। সফটওয়্যার লাইসেন্সের জন্য কে অর্থ প্রদান করে, তা এই বিষয়টি নির্ধারণ করে না।

ইমেল কীভাবে পর্যবেক্ষণ করা হয়, তা কি গুরুত্বপূর্ণ?

হ্যাঁ। অনুপ্রবেশ যত গুরুতর হবে, কারণটিও তত জোরালো হতে হবে। স্প্যাম এবং ম্যালওয়্যারের স্বয়ংক্রিয় ফিল্টারিং ব্যবস্থা কারও না পড়েই ইমেল প্রক্রিয়া করে। একই কথা একটি মেইল ​​গেটওয়ের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য, যা একটি নির্দিষ্ট আকারের চেয়ে বড় অ্যাটাচমেন্ট ব্লক করে দেয়। এই ধরনের নিরাপত্তা ব্যবস্থার যৌক্তিকতা প্রমাণ করা সাধারণত সহজ। একজন ম্যানেজার যখন কোনো সহকর্মীর ইনবক্স খুলে কয়েক মাসের চিঠিপত্র পড়েন, তখন তিনি সম্পূর্ণ ভিন্ন একটি কাজ করেন, যদিও প্রযুক্তিগতভাবে উভয়ই নজরদারিরই একটি রূপ।

উভয় পক্ষই প্রায়শই একটি বিষয় ভুল বোঝে। ব্যক্তিগত ব্যবহারের উপর নিষেধাজ্ঞা না থাকলেই একটি মেইলবক্স ব্যক্তিগত হয়ে যায় না। আবার, এই ধরনের নিষেধাজ্ঞা থাকলেই তা পুরোপুরি উন্মুক্ত হয়ে যায় না। ডাচ নিয়োগকর্তারা সাধারণত কাজের ইমেল এবং টেলিফোনের আনুষঙ্গিক ব্যক্তিগত ব্যবহার সহ্য করে থাকেন। পরবর্তীতে আদালত যখন মূল্যায়ন করে যে আপনি যুক্তিসঙ্গতভাবে কতটা গোপনীয়তা আশা করতে পারেন, তখন এই সহনশীলতার একটি গুরুত্ব থাকে।

কোন আইনি ভিত্তিতে আপনার নিয়োগকর্তা আপনাকে পর্যবেক্ষণ করতে পারেন?

প্রায় সবসময়ই বৈধ স্বার্থের ভিত্তিতে, আপনার সম্মতির ভিত্তিতে নয়। নেদারল্যান্ডসে কর্মচারীদের পর্যবেক্ষণ GDPR-এর ধারা 6(1)(f)-এর অধীনে বৈধ স্বার্থের ভিত্তিতে করা হয়।

সেই ভূমির জন্য তিনটি জিনিস প্রয়োজন, এই ক্রমে:

• আপনার নিয়োগকর্তাকে অবশ্যই একটি বাস্তব ও বর্তমান স্বার্থ চিহ্নিত করতে হবে, কোনো কাল্পনিক স্বার্থ নয়;
• প্রক্রিয়াকরণটি অবশ্যই সেই স্বার্থ পূরণের জন্য প্রয়োজনীয় হতে হবে;
• সেই স্বার্থ এবং আপনার অধিকার ও স্বাধীনতার মধ্যে ভারসাম্য অবশ্যই নিয়োগকর্তার অনুকূলে আসতে হবে।

আপনার নিয়োগকর্তাকে মেইলবক্স খোলার আগে এই মূল্যায়ন করতে হবে এবং তা নথিভুক্ত করতে হবে। যে নিয়োগকর্তা তার যুক্তি দেখাতে পারে না, সে প্রমাণ করতে পারে না যে প্রক্রিয়াকরণটি আইনসম্মত ছিল।

কোন স্বার্থগুলো টিকে থাকে?

যেসব স্বার্থ টিকে থাকে, সেগুলো সুনির্দিষ্ট এবং সাধারণত জরুরি হয়। যেমন ধরুন কোনো নিরাপত্তা সংক্রান্ত ঘটনা, ব্যবসায়িক গোপন তথ্য বা গ্রাহকের তথ্য ফাঁসের সন্দেহ, সন্দেহজনক জালিয়াতি বা ঘুষ, কোনো নিয়ন্ত্রক সংস্থার আরোপিত তদন্তের দায়িত্ব, অথবা এমন কোনো ফৌজদারি অভিযোগ যা কোম্পানিকে প্রমাণ করতে হবে।

লোকেরা কতটা কঠোর পরিশ্রম করছে তা দেখার সাধারণ ইচ্ছাটি আর টেকে না। একই কথা প্রযোজ্য কোনো সহকর্মীর ব্যাপারে কৌতূহলের ক্ষেত্রেও, অথবা এমন কোনো অস্পষ্ট অনুভূতির ক্ষেত্রেও যে, দলটি বাড়ি থেকে কাজ শুরু করার পর থেকে কিছু একটা ঠিক নেই। চিঠিপত্র পড়ে কর্মক্ষমতা পরিমাপ করাকে অসামঞ্জস্যপূর্ণ বলে মনে করা হয়। কাজের পরিমাণ, নির্ধারিত লক্ষ্যমাত্রা এবং সাধারণ কথাবার্তার মাধ্যমে কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন করা যেতে পারে।

GDPR-এর কোন সাধারণ নীতিগুলো প্রযোজ্য?

সবগুলোই। পর্যবেক্ষণ অন্য যেকোনো প্রক্রিয়াকরণের মতোই একটি কাজ, তাই GDPR-এর ৫ নং অনুচ্ছেদের নীতিগুলো এখানে সম্পূর্ণরূপে প্রযোজ্য।

ডেটা অবশ্যই একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে সংগ্রহ করতে হবে এবং অন্য কোনো উদ্দেশ্যে পুনরায় ব্যবহার করা যাবে না। তাই, ডেটা ফাঁসের তদন্তের সময় প্রাপ্ত উপাদানকে যথেচ্ছভাবে পারফরম্যান্স ফাইলে পরিণত করা যায় না। ডেটা অবশ্যই পর্যাপ্ত এবং প্রয়োজনীয়তার মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকতে হবে। সবকিছু পড়ার পরিবর্তে কীওয়ার্ড এবং তারিখের পরিসরের উপর ভিত্তি করে অনুসন্ধান করার প্রয়োজনীয়তার এটাই আইনি ভিত্তি। এবং ডেটা প্রয়োজনের চেয়ে বেশি সময় ধরে রাখা যাবে না। তদন্তের জন্য তৈরি করা মেইলবক্সের এক্সপোর্ট, তদন্ত শেষ হয়ে গেলে এবং এর ফলস্বরূপ যেকোনো প্রক্রিয়া সমাপ্ত হলে, মুছে ফেলতে হবে।

যেখানে পর্যবেক্ষণ পদ্ধতিগত এবং ব্যাপক, সেখানে আপনার নিয়োগকর্তাকে এটি শুরু করার আগে অবশ্যই একটি ডেটা সুরক্ষা প্রভাব মূল্যায়ন (DPIA) সম্পাদন করতে হবে। AP এমন প্রক্রিয়াকরণ কার্যক্রমগুলির একটি তালিকা প্রকাশ করে, যেগুলির জন্য এটি সর্বদা আবশ্যক।

কর্মক্ষেত্রে সম্মতি কেন খুব কমই কাজ করে?

কারণ সম্মতি স্বাধীনভাবে দেওয়া আবশ্যক, এবং কর্মসংস্থানের সম্পর্কে তা খুব কমই হয়। GDPR-এর ধারা 6(1)(a)-এর অধীনে সম্মতি এখানে একটি বাস্তবসম্মত ভিত্তি নয়। যিনি আপনার চুক্তি, আপনার বেতন এবং আপনার পদোন্নতির বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেন, তিনিই আপনার কাছে অনুমতি চান। আপনি খুব কমই কোনো পরিণতি ছাড়া 'না' বলার মতো অবস্থানে থাকেন।

সুতরাং, আপনার চাকরির চুক্তিতে থাকা একটি ধারা, যেখানে আপনি ইমেল পর্যবেক্ষণে সম্মত হন, তা নিজে থেকেই সেই পর্যবেক্ষণকে বৈধ করে না। এই ধরনের একটি ধারা একজন নিয়োগকর্তার জন্য এখনও উপকারী। এটি দেখায় যে আপনাকে জানানো হয়েছিল, এবং স্বচ্ছতা নিজেই একটি আবশ্যিক শর্ত। কিন্তু এটি ভারসাম্য পরীক্ষার (balancing test) বা ওয়ার্কস কাউন্সিলের (works council) সম্মতির বিকল্প নয়। এগুলো পৃথক বাধা, এবং আপনার নিয়োগকর্তাকে এই সবগুলোই অতিক্রম করতে হবে। GDPR-এর অধীনে ইমেল এবং ডেটা সুরক্ষা বিষয়ে আমাদের সংক্ষিপ্ত বিবরণ ব্যাখ্যা করে যে, একটি সংস্থা যখন তার নিজস্ব নীতি তৈরি করে, তখন এই বাধ্যবাধকতাগুলো কীভাবে একসাথে কাজ করে।

আবশ্যকতা ও আনুপাতিকতা কীভাবে একটি অনুসন্ধানকে সীমাবদ্ধ করে?

প্রয়োজনীয়তা প্রশ্ন করে যে, ডাকবাক্স আদৌ না পড়েও লক্ষ্যে পৌঁছানো সম্ভব কি না। আনুপাতিকতা প্রশ্ন করে যে, এই হস্তক্ষেপ সমস্যার সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ কি না।

এই দুটি প্রশ্নে নিয়োগকর্তারা প্রায়শই হেরে যান। সাধারণত এর কারণ এই নয় যে তাদের যুক্তিটি ভুল ছিল, বরং তারা তাদের যুক্তির যৌক্তিকতার চেয়ে বেশি কিছু করে ফেলেন।

সবচেয়ে কম হস্তক্ষেপমূলক পথটিই কি প্রথমে আসতে হবে?

হ্যাঁ। এটাই অধীনতা নীতি, অর্থাৎ প্রয়োজনের বাস্তব দিক: যদি একটি সহজতর পদ্ধতিতে একই ফল পাওয়া যায়, তবে আপনার নিয়োগকর্তাকে সেই সহজতর পদ্ধতিটিই ব্যবহার করতে হবে।

কোনো সন্দেহজনক ডেটা ফাঁসের তদন্তে, সাধারণত বার্তার মূল বিষয়বস্তুর পরিবর্তে মেটাডেটা দিয়ে শুরু করতে হয়। প্রেরক, প্রাপক, টাইমস্ট্যাম্প, বার্তার আকার এবং অ্যাটাচমেন্টের উপস্থিতি—এগুলো ইতিমধ্যেই ব্যক্তিগত ডেটা। কিন্তু এগুলো বার্তার মূল অংশের চেয়ে অনেক কম ব্যক্তিগত গোপনীয়তা লঙ্ঘনকারী, এবং প্রায়শই কোনো সন্দেহ নিশ্চিত বা খণ্ডন করার জন্য এগুলোই যথেষ্ট। শুধুমাত্র যদি মেটাডেটা কোনো কিছুর দিকে ইঙ্গিত করে, তবেই বার্তাগুলো খুলে দেখা যুক্তিযুক্ত হয়।

সাধারণ পরিস্থিতিতেও একই যুক্তি প্রযোজ্য। একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ: একজন ম্যানেজারের দীর্ঘমেয়াদী অসুস্থতাজনিত ছুটিতে থাকা একজন সহকর্মীর মেইলবক্স থেকে একটি ক্লায়েন্ট ফাইলের প্রয়োজন। এর সমাধান লগ ইন করে ফাইলটি ব্রাউজ করা নয়। কর্মীকে নথিটি ফরোয়ার্ড করতে বলা যেতে পারে, অথবা একজন অ্যাডমিনিস্ট্রেটর শুধুমাত্র ওই একটি ফাইলের জন্য একটি নির্দিষ্ট অনুসন্ধান চালাতে পারেন। অসুস্থতাজনিত ছুটির সময় একটি মেইলবক্সে চিকিৎসা সংক্রান্ত তথ্য থাকার সম্ভাবনা থাকে। এটি ব্যক্তিগত তথ্যের একটি বিশেষ বিভাগ, যার নিজস্ব কঠোর নিয়মকানুন রয়েছে, এবং আপনার নিয়োগকর্তার তা দেখার কোনো অধিকার নেই।

একটি আনুপাতিক অনুসন্ধান দেখতে কেমন হয়?

একটি আনুপাতিক তল্লাশি একই সাথে তিনটি দিক থেকে সীমাবদ্ধ: কাকে তল্লাশি করা হবে, কী খোঁজা হবে এবং কত সময় ধরে।

ধরা যাক, একটিমাত্র ডেভেলপমেন্ট টিম থেকে তথ্য ফাঁস হয়েছে। তদন্তটি সেই টিমকে কেন্দ্র করে পরিচালিত হয়, ফাঁস হওয়া তথ্যের সাথে সম্পর্কিত সার্চ টার্ম ব্যবহার করে এবং ঘটনাটির আশেপাশের কয়েক সপ্তাহের ঘটনা খতিয়ে দেখে। এটি পুরো কোম্পানিকে অন্তর্ভুক্ত করে না। ওই ডেভেলপাররা যা কিছু লিখেছেন, তার সবকিছু এতে পড়া হয় না। এবং এটি তিন বছর আগের ঘটনাও খতিয়ে দেখে না।

আরও দুটি সুরক্ষাব্যবস্থা একটি গ্রহণযোগ্য তদন্তকে একটি অগ্রহণযোগ্য তদন্ত থেকে আলাদা করে। প্রথমত, তল্লাশিটি এমন কারো দ্বারা পরিচালিত হওয়া উচিত যার ফলাফলের উপর কোনো ব্যক্তিগত স্বার্থ নেই। বাস্তবে, তিনি হলেন একজন নিরাপত্তা কর্মকর্তা, গোপনীয়তা কর্মকর্তা বা একজন বহিরাগত বিশেষজ্ঞ, সেই ব্যবস্থাপক নন যিনি সন্দেহ প্রকাশ করেছিলেন। দ্বিতীয়ত, সবকিছু নথিভুক্ত করা হয়: কী তল্লাশি করা হয়েছিল, কার নির্দেশে, কী কারণে এবং কী পাওয়া গিয়েছিল। যখন আপনি এপি (AP) বা কোনো আদালতকে এটি পর্যালোচনা করতে বলেন, তখন যে নিয়োগকর্তা তার নিজের তদন্ত পুনর্গঠন করতে পারে না, সে একটি দুর্বল অবস্থানে থাকে।

আইনসম্মত ইমেল নজরদারির জন্য কোন শর্তগুলো পূরণ করতে হবে?

ব্যবসায়িক মেইলবক্সের ব্যক্তিগত বার্তাগুলো কি সুরক্ষিত?

হ্যাঁ, একটি সুস্পষ্টভাবে ব্যক্তিগত বার্তা কিছুটা সুরক্ষা দেয়, এমনকি কোম্পানির মেইলবক্সের ভেতরেও। আপনার নিয়োগকর্তা হয়তো অন্য বার্তাগুলোর সাথে এটিও পড়ে ফেলবেন না।

ইউরোপীয় মানবাধিকার সনদের অনুচ্ছেদ ৮ ব্যক্তিগত জীবন ও চিঠিপত্রকে সুরক্ষা দেয়। এটি কর্মক্ষেত্রেও প্রযোজ্য, এবং ডাচ আদালতগুলো সরাসরি তা প্রয়োগ করে। ২০১৭ সালে ইউরোপীয় মানবাধিকার আদালতের গ্র্যান্ড চেম্বার সেই বিষয়গুলো নির্ধারণ করে দিয়েছে, যা একজন নিয়োগকর্তা যখন কোনো কর্মচারীর যোগাযোগ পর্যবেক্ষণ করেন, তখন একটি জাতীয় আদালতের বিবেচনা করা উচিত:

• কর্মচারীকে আগে থেকে জানানো হয়েছিল কিনা, এবং কতটা স্পষ্টভাবে;
• পর্যবেক্ষণটি কতদূর পর্যন্ত করা হয়েছিল, এবং বিষয়বস্তু পড়া হয়েছিল নাকি শুধুমাত্র ট্র্যাফিক ডেটা পাওয়া গিয়েছিল;
• নিয়োগকর্তার বৈধ কারণ ছিল কিনা;
• এর চেয়ে কম হস্তক্ষেপমূলক কোনো পদ্ধতি উপলব্ধ ছিল কিনা;
• এই নজরদারির ফলে কর্মচারীর উপর কী প্রভাব পড়েছিল;
• কর্মচারীকে পর্যাপ্ত সুরক্ষাব্যবস্থা দেওয়া হয়েছিল কিনা।

আপনার নিয়োগকর্তা একটি ব্যক্তিগত বার্তা খুঁজে পেলে তাকে কী করতে হবে?

এটি পড়া বন্ধ করুন এবং ফাইল থেকে বাদ দিন। একটি ডাচ মেইলবক্সের ক্ষেত্রে প্রয়োগ করলে, উপরের বিষয়গুলো একটি কার্যকর নিয়ম তৈরি করে। একটি আইনসম্মত অনুসন্ধানের সময়, আপনার নিয়োগকর্তা এমন একটি বার্তার সম্মুখীন হতে পারেন যা প্রেরক, বিষয়বস্তু বা যে ফোল্ডারে এটি রয়েছে তার কারণে স্পষ্টতই ব্যক্তিগত। তখন তাকে সেটি পড়া বন্ধ করতে হবে।

স্বাস্থ্য, ধর্ম, ট্রেড ইউনিয়ন সদস্যপদ বা রাজনৈতিক মতামত প্রকাশ করে এমন বার্তাগুলির ক্ষেত্রেও একই কথা প্রযোজ্য। এগুলো ব্যক্তিগত তথ্যের বিশেষ শ্রেণি। সাধারণ তথ্যের তুলনায় এগুলি প্রক্রিয়াকরণের ভিত্তি অনেক বেশি সীমিত।

আপনি কীভাবে নিজের গোপনীয়তা রক্ষা করতে পারেন?

আপনার অফিসের অ্যাকাউন্ট থেকে ব্যক্তিগত চিঠিপত্র দূরে রাখুন। এটাই সবচেয়ে কার্যকর পদক্ষেপ। দ্বিতীয় পদক্ষেপ হলো, ব্যক্তিগত কোনো চিঠি বা তথ্য এলে তা একটি সুস্পষ্ট নাম দেওয়া ফোল্ডারে সরিয়ে ফেলা। এটি কোনো জাদুকরী ঢাল নয়, তবে এটি একটি সীমানা চিহ্নিত করে। তদন্ত শুরু হওয়ার আগে যে সীমানাটি দৃশ্যমান ছিল, তার গুরুত্ব তদন্ত শেষে দাবি করা সীমানার চেয়ে অনেক বেশি।

মেসেজিং অ্যাপগুলোও একই যুক্তি অনুসরণ করে, তবে এক্ষেত্রে ভারসাম্যটা বদলে যায়, কারণ অ্যাকাউন্ট এবং প্রায়শই ডিভাইসটি আপনার মালিকানাধীন থাকে, কোম্পানির নয়। আপনার নিয়োগকর্তা আপনার হোয়াটসঅ্যাপ মেসেজ পড়তে পারেন কিনা , সেই বিষয়ে আমরা আমাদের আর্টিকেলে আলাদাভাবে আলোচনা করেছি।

কেন পূর্ত পরিষদকে প্রথমে সম্মতি দিতে হয়?

কারণ ডাচ আইন ওয়ার্কস কাউন্সিলকে (ondernemingsraad) নজরদারি ব্যবস্থার বিষয়ে সম্মতি দেওয়ার অধিকার দেয়। কোনো নিয়োগকর্তা যদি ইমেল বা ইন্টারনেট নজরদারি ব্যবস্থা চালু করতে, পরিবর্তন করতে বা প্রত্যাহার করতে চান, তবে তার জন্য কাউন্সিলের পূর্বানুমতি প্রয়োজন।

ওয়ার্কস কাউন্সিল আইন (Wet op de ondernemingsraden)-এর ধারা 27(1)(k)-তে কোম্পানিতে কর্মরত ব্যক্তিদের ব্যক্তিগত ডেটা প্রক্রিয়াকরণ এবং সুরক্ষার ব্যবস্থা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। ধারা 27(1)(l)-তে সেই ব্যক্তিদের উপস্থিতি, আচরণ বা কর্মক্ষমতা পর্যবেক্ষণ বা পরীক্ষা করার জন্য উদ্দিষ্ট বা উপযুক্ত সুবিধার ব্যবস্থা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। ইমেল লগিং, ইন্টারনেট ফিল্টারিং, ক্যামেরা নজরদারি, অ্যাক্সেস পাস এবং প্রোডাক্টিভিটি সফ্টওয়্যার এই সবগুলি এই শিরোনামগুলির এক বা উভয়ের অধীনে পড়ে।

যদি কোনো পূর্ত পরিষদ না থাকে তাহলে কী হবে?

সেক্ষেত্রে সম্মতির আবশ্যকতা প্রযোজ্য হয় না, কিন্তু জিডিপিআর (GDPR) ঠিকই প্রযোজ্য থাকে। যে কোম্পানিতে কমপক্ষে পঞ্চাশ জন কর্মী কাজ করেন, সেখানে একটি ওয়ার্কস কাউন্সিল থাকা বাধ্যতামূলক। ছোট সংস্থাগুলোতে জিডিপিআর-এর স্বচ্ছতা এবং ভারসাম্য রক্ষার আবশ্যকতাগুলো সম্পূর্ণরূপে বহাল থাকে। এক্ষেত্রে নিয়োগকর্তার কেবল একটি অভ্যন্তরীণ যাচাই প্রক্রিয়া কমে যায় এবং তার যুক্তিগুলো সতর্কতার সাথে নথিভুক্ত করার একটি বাড়তি কারণ তৈরি হয়।

নিয়োগকর্তা যদি ওয়ার্কস কাউন্সিল এড়িয়ে যান তাহলে কী হবে?

সিদ্ধান্তটি বাতিল বলে ঘোষণা করা যেতে পারে। যদি নিয়োগকর্তা সম্মতি ছাড়া সিদ্ধান্তটি গ্রহণ করেন, তবে শ্রমিক পরিষদ বিষয়টি জানার এক মাসের মধ্যে লিখিতভাবে সেই সিদ্ধান্তের অকার্যকারিতার আবেদন জানাতে পারে। তখন সিদ্ধান্তটি বাতিল বলে গণ্য হয়।

যে নিয়োগকর্তা একটি বাতিল সিদ্ধান্তের উপর ভিত্তি করে পর্যবেক্ষণ ব্যবস্থা তৈরি করেছেন, তার একই সাথে আইন প্রতিপালন এবং প্রমাণ সংক্রান্ত সমস্যা রয়েছে। ওয়ার্কস কাউন্সিলও উপ-জেলা আদালতকে (ক্যান্টনরেখটার) নিয়োগকর্তাকে আইনটি মেনে চলতে এবং উক্ত সিদ্ধান্তের উপর ভিত্তি করে কোনো পদক্ষেপ নেওয়া থেকে বিরত থাকার আদেশ দেওয়ার জন্য অনুরোধ করতে পারে।

প্রতিটি তদন্তের জন্য কি ওয়ার্কস কাউন্সিলের অনুমোদনের প্রয়োজন আছে?

না। যেটির জন্য সম্মতির প্রয়োজন, তা হলো পুরো ব্যবস্থাটি, প্রতিটি পৃথক তদন্ত নয়। আপনার নিয়োগকর্তাকে প্রতিবার একটি নির্দিষ্ট সন্দেহের তদন্ত করার জন্য ওয়ার্কস কাউন্সিলের কাছে অনুমতি চাইতে হবে না, যতক্ষণ পর্যন্ত তদন্তটি কাউন্সিলের পূর্ব-অনুমোদিত কাঠামোর মধ্যে থাকে।

এর বিপরীতটিও সত্য। কাউন্সিলের সম্মতি একটি অতিরিক্ত তদন্তকে বৈধ করে তোলে না। মামলার তথ্যের ভিত্তিতেই জিডিপিআর পরীক্ষায় উত্তীর্ণ হতে হয়।

একটি আইনসম্মত নজরদারি নীতিতে কী কী থাকা আবশ্যক?

যেকোনো পর্যবেক্ষণ শুরু হওয়ার আগে, কী, কেন এবং কীভাবে পর্যবেক্ষণ করা হচ্ছে তার একটি সুস্পষ্ট লিখিত ব্যাখ্যা আপনাকে দেওয়া হবে। স্বচ্ছতা কোনো সৌজন্যতা নয়, বরং একটি শর্ত।

GDPR-এর ১২ থেকে ১৪ নং ধারা অনুযায়ী, কর্মীদেরকে স্পষ্ট ভাষায় এবং আগে থেকেই জানাতে হবে যে তাদের সম্পর্কে কী তথ্য প্রক্রিয়াজাত করা হচ্ছে এবং কেন। বাস্তবে, এটি একটি ইমেল এবং ইন্টারনেট নীতির আকারে বাস্তবায়িত হয়। এটি চাকরির চুক্তির সাথে দেওয়া হয় অথবা কর্মী হ্যান্ডবুকে অন্তর্ভুক্ত করা হয়, এবং এত ঘন ঘন এর উল্লেখ করা হয় যে কেউ বিশ্বাসযোগ্যভাবে বলতে পারে না যে তারা এটি কখনও দেখেনি। “নিয়োগকর্তা যোগাযোগ পর্যবেক্ষণ করতে পারেন”-এর মতো একটি সাধারণ ধারা যথেষ্ট নয়। এটি উদ্দেশ্য, পরিধি বা সুরক্ষামূলক ব্যবস্থা সম্পর্কে কিছুই জানায় না।

যে নীতি পুঙ্খানুপুঙ্খ যাচাইয়ে উত্তীর্ণ হয়, তাতে অন্তত নিম্নলিখিত বিষয়গুলো সহজ ভাষায় উল্লেখ থাকে:

• পর্যবেক্ষণের উদ্দেশ্যসমূহ, যা সুনির্দিষ্টভাবে বর্ণনা করা হয়েছে, এবং যা কিছু কল্পনা করা যায় তার একটি তালিকা হিসেবে নয়;
• প্রকৃতপক্ষে কী প্রক্রিয়াজাত করা হয় এবং কোন প্রযুক্তিগত উপায়ে, যার মধ্যে বিষয়বস্তু পড়া যায় নাকি কেবল ট্র্যাফিক ডেটা;
• কে পরিদর্শনের অনুমোদন দিতে পারে, কে তা পরিচালনা করে, এবং কীভাবে চৌকি নীতি প্রয়োগ করা হয়;
• পর্যবেক্ষণের তথ্য এবং তদন্তের ফলাফল কতদিন সংরক্ষণ করা হয় এবং কখন সেগুলো নষ্ট করা হয়;
• কোম্পানির সিস্টেম ব্যক্তিগত কাজে ব্যবহার করা অনুমোদিত কিনা এবং যদি অনুমোদিত হয়, তবে তার সীমা কী;
• কর্মচারীদের অধিকার, যার মধ্যে রয়েছে তাদের নিজস্ব ডেটাতে প্রবেশাধিকার এবং এপি-র কাছে অভিযোগ করার অধিকার।

নিয়োগকর্তাকেও তার নীতি মেনে চলতে হয়। যে নিয়োগকর্তা কীওয়ার্ড অনুসন্ধানের প্রতিশ্রুতি দিয়ে একটি সম্পূর্ণ মেইলবক্স এক্সপোর্ট করে, সে এমন একজনের চেয়েও খারাপ অবস্থানে থাকে যে কখনও কিছু লিখে রাখেনি, কারণ সে এখন তার নিজের প্রকাশিত নিয়ম লঙ্ঘন করেছে। নিয়োগকর্তা ও কর্মচারীর বাধ্যবাধকতা বোঝার বিষয়ে আমাদের নোট এবং ডাচ নিয়োগকর্তাদের আইনি বাধ্যবাধকতা সম্পর্কে আমাদের বিস্তৃত অন্তর্দৃষ্টি ব্যাখ্যা করে যে কীভাবে এই নথিগুলি কর্মসংস্থান সম্পর্কের বাকি অংশের সাথে কাজ করে। অনেক সংস্থা একটি সাধারণ GDPR কমপ্লায়েন্স চেকলিস্টকে বাহ্যিক মানদণ্ড হিসেবে ব্যবহার করে। এটি একটি আলোচনার জন্য একটি ভালো সূচনা বিন্দু, কিন্তু এটি ভারসাম্য পরীক্ষার বিকল্প নয়।

অসদাচরণের সন্দেহ হলে আপনার নিয়োগকর্তা কতদূর যেতে পারে?

শুধুমাত্র নথিভুক্ত সন্দেহ যতদূর পর্যন্ত বিস্তৃত। এইসব ক্ষেত্রে আপনার নিয়োগকর্তার সাধারণত তদন্ত করার প্রকৃত আগ্রহ থাকে; প্রশ্ন হলো, সেই আগ্রহ কতদূর গড়াতে পারে।

ইমেল নজরদারি সংক্রান্ত বেশিরভাগ বিরোধ নিয়মিত নজরদারি থেকে নয়, বরং কোনো নির্দিষ্ট সন্দেহের তদন্ত থেকে উদ্ভূত হয়। সাধারণ সন্দেহগুলোর মধ্যে রয়েছে কোম্পানির বাইরে গোপনীয় তথ্য চলে যাওয়া, সরবরাহকারী বা প্রতিযোগীর সাথে স্বার্থের সংঘাত, বাস্তবতার সাথে অমিল থাকা খরচের দাবি, সহকর্মীকে হয়রানি করা, অথবা কোনো কর্মচারীর কোম্পানির কর্মঘণ্টায় প্রতিযোগী ব্যবসা প্রতিষ্ঠা করা।

লক্ষ্যভিত্তিক তদন্তের সীমাবদ্ধতাগুলো কী কী?

শুরুতেই গৃহীত একটি লিখিত সিদ্ধান্তের মাধ্যমে সীমা নির্ধারণ করা হয়। সেই সিদ্ধান্তে সন্দেহ, তার ভিত্তি হিসেবে থাকা তথ্যপ্রমাণ, তদন্তের উদ্দেশ্য এবং কেন লঘু উপায় যথেষ্ট নয়, তার কারণ লিপিবদ্ধ করা থাকে। এরপর তদন্তটি সেই সিদ্ধান্তে নির্ধারিত পরিধি অনুযায়ী পরিচালিত হয়।

প্রথম দফায় কিছু না পাওয়ায় অনুসন্ধানের পরিধি বাড়ানোটা ঠিক সেই উদ্দেশ্যহীন অনুসন্ধানই, যা নিত্যপ্রয়োজনীয়তা পরীক্ষার মাধ্যমে প্রতিরোধ করার কথা। এটি সেই পর্যায়ও, যেখানে অনেক তদন্ত বেআইনি হয়ে পড়ে।

গোপন নজরদারি কি অনুমোদিত?

শুধুমাত্র ব্যতিক্রমী ক্ষেত্রে। নেদারল্যান্ডসে গোপন তদন্ত সম্ভব, কিন্তু এটি সবচেয়ে কঠোর রূপ। এটি কেবল তখনই সমর্থনযোগ্য যখন আপনাকে আগে থেকে জানালে তদন্ত ব্যাহত হবে, উদাহরণস্বরূপ, কারণ প্রমাণ নষ্ট হয়ে যাবে। এমনকি তখনও এটি অবশ্যই অস্থায়ী এবং সীমিত পরিসরের হতে হবে, এবং আপনাকে পরে অবশ্যই জানানো হবে। কোনো নিয়োগকর্তা যদি কোনো নির্দিষ্ট এবং নথিভুক্ত কারণ ছাড়া, সাধারণ অভ্যাস হিসেবে গোপনে নজরদারি করেন, তবে তিনি নিয়ম লঙ্ঘন করছেন।

তদন্ত চলাকালীন আপনার কী কী অধিকার আছে?

আপনার বক্তব্য পেশ করার অধিকার আছে। একজন ভালো নিয়োগকর্তার নীতি হলো, তদন্তের ফলাফল সম্পর্কে কোনো কর্মীকে অবহিত করা এবং তাকে জানানো যে কী তদন্ত করা হয়েছে এবং কিসের ভিত্তিতে। কোনো সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর আগে আপনাকে অবশ্যই ব্যাখ্যা করার একটি প্রকৃত সুযোগ দিতে হবে। এমন কোনো পরিস্থিতি, যেখানে আপনাকে প্রিন্টআউট দেখানো হয় এবং তাৎক্ষণিকভাবে একটি মীমাংসাপত্রে স্বাক্ষর করতে বলা হয়, তা পরবর্তীতে খুব কমই ভালোভাবে গৃহীত হয়।

বরখাস্তের মামলায় সাক্ষ্যপ্রমাণের কী হয়?

অবৈধভাবে প্রাপ্ত ইমেইল প্রমাণ সাধারণত গৃহীত হলেও, এই অবৈধ নজরদারির কারণে নিয়োগকর্তাকে অন্য ক্ষেত্রে মূল্য দিতে হতে পারে। নিয়োগকর্তারা প্রায়শই ধরে নেন যে এই ধরনের প্রমাণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে মূল্যহীন, এবং কর্মচারীরাও প্রায়শই নিজেদের স্বার্থে একই ধারণা পোষণ করেন। কোনোটিই সঠিক নয়।

ডাচ দেওয়ানি কার্যবিধি সাক্ষ্যপ্রমাণের অবাধ নিয়ম অনুসারে কাজ করে। আদালত এই মত পোষণ করে যে, সত্য প্রতিষ্ঠার স্বার্থ সাধারণত সাক্ষ্যপ্রমাণ বর্জনের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। তাই, গোপনীয়তার নিয়ম লঙ্ঘন করে প্রাপ্ত সাক্ষ্যপ্রমাণ কেবল ব্যতিক্রমী পরিস্থিতিতেই বাতিল করা হয়।

এর ফলে এই লঙ্ঘনটি ব্যয়হীন হয়ে যায় না। যে নিয়োগকর্তা বেআইনিভাবে নজরদারি করেছেন, তাকেও ক্ষতিপূরণের দাবি, প্রশাসনিক কর্তৃপক্ষের (AP) কাছে অভিযোগ এবং আদালতের মুখোমুখি হতে হয়, যা বরখাস্তের বিষয়টি মূল্যায়ন করার সময় তার আচরণকে বিচার করে। একটি সংক্ষিপ্ত বরখাস্তের (ontslag op staande voet) ক্ষেত্রে নিয়োগকর্তাকে দেওয়ানি আইনের ৭:৬৭৮ অনুচ্ছেদ অনুযায়ী একটি জরুরি কারণ দেখাতে হবে। তাকে এটাও দেখাতে হবে যে, সে বিলম্ব না করে কাজ করেছে এবং আপনাকে অবিলম্বে কারণটি জানিয়েছে। যে তদন্ত মাসের পর মাস ধরে চলে, তা সেই তাৎক্ষণিকতার আবশ্যকতাকে দুর্বল করে দেয়। একটি কঠোর তদন্ত সাধারণ প্রাপ্যতার পাশাপাশি ন্যায্য ক্ষতিপূরণের (billijke vergoeding) দাবিকে সমর্থন করে। কর্মচারীর বরখাস্তের বিষয়টি আইনগতভাবে কীভাবে সামলাতে হয়, সে সম্পর্কে আমাদের নির্দেশিকায় এই ক্রমটি বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করা হয়েছে।

আপনার যদি মনে হয় নজরদারিটা মাত্রাতিরিক্ত হয়ে গেছে, তাহলে আপনি কী করতে পারেন?

প্রথমে লিখিতভাবে তথ্য পাওয়ার অনুরোধ জানান, তারপর বিষয়টি অভ্যন্তরীণভাবে উত্থাপন করুন। যদি তাতেও কোনো ফল না হয়, তবেই কেবল এপি বা আদালতের দ্বারস্থ হবেন।

আপনার নিয়োগকর্তা কী করেছেন তা আপনি কীভাবে জানতে পারেন?

GDPR-এর ১৫ নং অনুচ্ছেদের অধীনে আপনার তথ্য প্রাপ্তির অধিকার ব্যবহার করুন। আপনি আপনার নিয়োগকর্তাকে লিখিতভাবে জিজ্ঞাসা করতে পারেন যে, তারা আপনার সম্পর্কে কোন ব্যক্তিগত তথ্য, কী উদ্দেশ্যে এবং কোন আইনি ভিত্তিতে প্রক্রিয়াকরণ করে। আপনি আরও জিজ্ঞাসা করতে পারেন যে, কে এই তথ্য পেয়েছে এবং কতদিন তা সংরক্ষণ করা হবে, এবং আপনি এর একটি অনুলিপিও চাইতে পারেন।

আপনার নিয়োগকর্তাকে অবশ্যই এক মাসের মধ্যে জবাব দিতে হবে। জটিল ক্ষেত্রে এই সময়সীমা বাড়ানো যেতে পারে। শুধুমাত্র যেখানে অন্যদের অধিকারের জন্য প্রকৃতই প্রয়োজন, সেখানেই তারা তথ্য গোপন রাখতে পারে। একটি সুচিন্তিতভাবে তৈরি করা তথ্য প্রাপ্তির অনুরোধ প্রায়শই সবচেয়ে কার্যকর প্রথম পদক্ষেপ, কারণ এটি আপনার নিয়োগকর্তাকে তার নিজের বক্তব্য লিখিতভাবে জানাতে বাধ্য করে।

অভ্যন্তরীণভাবে আপনি কার সাথে বিষয়টি উত্থাপন করেন?

যদি কোম্পানিতে কোনো ডেটা সুরক্ষা কর্মকর্তা (functionaris gegevensbescherming) থাকেন, তবে তিনিই হবেন স্বাভাবিক প্রাপক। অন্যথায়, এইচআর (HR) বা ওয়ার্কস কাউন্সিলের (works council) সাথে যোগাযোগ করুন। এক্ষেত্রে ওয়ার্কস কাউন্সিলের নিজস্ব স্বার্থ জড়িত আছে: যদি কোনো অনুমোদিত ব্যবস্থার বাইরে নজরদারি করা হয়, তবে তা আপনার মতোই তাদেরও সমস্যা। কথোপকথনটি তথ্যভিত্তিক এবং লিখিত রাখুন। তারিখ, সিস্টেম এবং যে বার্তাগুলো পড়া হয়েছে বলে আপনার মনে হয়, সেগুলো রেকর্ড করুন।

আপনার জন্য কোন কোন বাহ্যিক পথ খোলা আছে?

দুটি উপায় আছে এবং এগুলোর উদ্দেশ্য ভিন্ন। এপি-তে (AP) অভিযোগ করা একটি তত্ত্বাবধানমূলক পথ। কর্তৃপক্ষ আপনার নিয়োগকর্তার কার্যকলাপ তদন্ত করতে পারে এবং সংশোধনমূলক ব্যবস্থা বা জরিমানা আরোপ করতে পারে, কিন্তু আপনাকে কোনো ক্ষতিপূরণ দেয় না।

আপনার নিজের অবস্থানের জন্য দেওয়ানি মামলা করার পথ খোলা আছে। আপনি নজরদারি বন্ধ করার, ডেটা মুছে ফেলার এবং লঙ্ঘনের জন্য ক্ষতিপূরণ প্রদানের জন্য আদালতের কাছে আবেদন করতে পারেন। যদি নজরদারিটি বরখাস্তের সাথে যুক্ত থাকে, তবে সাধারণত উপ-জেলা আদালতে একই কার্যধারায় উভয়েরই নিষ্পত্তি করা হয়।

সময় কেন গুরুত্বপূর্ণ?

কারণ বরখাস্ত করার সময়সীমা সংক্ষিপ্ত ও কঠোর, এবং লগ পরিবর্তিত হওয়ার সাথে সাথে আইটি সিস্টেমের প্রমাণপত্র মুছে যায়। যদি সতর্কীকরণ, সাময়িক বরখাস্ত বা চাকরিচ্যুতির বিষয়টি ইতিমধ্যেই বিবেচনাধীন থাকে, তবে তার জবাব দেওয়ার আগে পরামর্শ নিন, পরে নয়। একজন কর্মসংস্থান বিষয়ক আইনজীবী একটিমাত্র আলোচনাতেই মূল্যায়ন করতে পারেন যে অভিযোগের পেছনের তদন্তটি আইনসম্মত ছিল কিনা এবং আপনার পদের জন্য এর অর্থ কী দাঁড়ায়।

লগিং, ফিল্টারিং এবং রিমোট ওয়ার্কের ক্ষেত্রেও কি একই নিয়ম প্রযোজ্য?

হ্যাঁ। একজন কর্মী যে ডিজিটাল পদচিহ্ন রেখে যান, ইমেল তার একটি অংশ মাত্র, এবং এই একই কাঠামো অন্য সব পর্যবেক্ষণ সরঞ্জামের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য।

ইন্টারনেট ও প্রক্সি লগ, ভিপিএন ও লগইন রেকর্ড, অ্যাক্সেস পাস, কোম্পানির ফোনে মোবাইল ডিভাইস ম্যানেজমেন্ট, মেইল ​​গেটওয়ে এবং প্রোডাক্টিভিটি ড্যাশবোর্ড—এই সবই ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করে। এগুলোর প্রত্যেকটির জন্য আপনার নিয়োগকর্তার একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য, প্রয়োজনীয়তা, আনুপাতিকতা, পূর্ব-স্বচ্ছতা এবং, যেখানে ওয়ার্কস কাউন্সিল বিদ্যমান, সেখানে তার সম্মতি প্রয়োজন। যে নিয়োগকর্তারা প্রতিটি সরঞ্জামকে একটি পৃথক ক্রয়ের সিদ্ধান্ত হিসেবে বিবেচনা করেন, তারা এমন এক স্তরের নজরদারির মধ্যে পড়ে যান যা কেউ চায়নি এবং যা কোনো একক ব্যবসায়িক যুক্তি দ্বারা সমর্থিত নয়।

অবিচ্ছিন্ন পর্যবেক্ষণ সরঞ্জামগুলোর ব্যাপারে কী বলা যায়?

এগুলোর যৌক্তিকতা প্রমাণ করা অত্যন্ত কঠিন। এই তালিকার একেবারে শেষ প্রান্তে রয়েছে এমন সব টুল, যেগুলো সিস্টেমের পরিবর্তে কর্মীকে ক্রমাগত পর্যবেক্ষণ করে। উদাহরণস্বরূপ, কীস্ট্রোক লগিং, নির্দিষ্ট বিরতিতে স্ক্রিনশট নেওয়া, সক্রিয় ও নিষ্ক্রিয় সময়ের হিসাব রাখা সফটওয়্যার এবং কর্মদিবসে ওয়েবক্যাম চালু রাখার বাধ্যবাধকতা।

এই ধরনের সরঞ্জাম স্থায়ী, কোনো নির্দিষ্ট ঘটনার ওপর নির্ভরশীল নয়। এগুলো আপনার কাজের পাশাপাশি আপনার ব্যক্তিগত পরিবেশও ধারণ করে। এবং প্রায় সবসময়ই সম্মত আউটপুট ও স্বাভাবিক তত্ত্বাবধানের আকারে একটি অপেক্ষাকৃত সহজ বিকল্প থাকে। নেদারল্যান্ডের একটি আদালত ইতোমধ্যেই রায় দিয়েছে যে, কোনো কর্মীকে সারাদিন ক্যামেরা চালু রাখতে বাধ্য করা তার ব্যক্তিগত জীবনে একটি অগ্রহণযোগ্য হস্তক্ষেপ।

বাড়ি থেকে কাজ করলে কি নিয়মকানুন বদলে যায়?

বাড়ি থেকে কাজ করা গোপনীয়তার সীমা কমায় না; বরং তা বাড়িয়ে দেয়। আপনার বাড়ি হলো ইউরোপীয় মানবাধিকার সনদের ৮ নং অনুচ্ছেদ দ্বারা সুরক্ষিত ব্যক্তিগত পরিসরের কেন্দ্রবিন্দু। এর অভ্যন্তরে প্রবেশকারী নজরদারির জন্য অনুরূপভাবে আরও জোরালো যুক্তির প্রয়োজন।

ব্যক্তিগত ডিভাইস ব্যবহারের ব্যবস্থার ক্ষেত্রেও একই রকম সতর্কতা প্রয়োজন। ব্যক্তিগত ফোনের ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার শুধুমাত্র সেই ফোনের কর্মক্ষেত্রের মধ্যেই সীমাবদ্ধ রাখা উচিত। আপনার নিয়োগকর্তার এটা পরিষ্কারভাবে ব্যাখ্যা করতে সক্ষম হওয়া উচিত যে, সেই ডিভাইসে কোন ডেটা তারা দেখতে পারবে এবং কোন ডেটা পারবে না।

আপনি চলে যাওয়ার পর আপনার মেইলবক্সটির কী হয়?

আপনার নিয়োগকর্তা হয়তো এটি পড়া চালিয়ে নাও যেতে পারেন। অনেক কর্মচারী মনে করেন যে, “আমার নিয়োগকর্তা কি আমার ইমেল পড়তে পারেন”—এই প্রশ্নটি শেষ কর্মদিবসেই শেষ হয়ে যায়। কিন্তু তা হয় না। মেইলবক্সটি থেকে যায় এবং এর মধ্যে থাকা ব্যক্তিগত তথ্য যে কেউ নিয়ে নিতে পারে না। পূর্ববর্তী নিয়োগকর্তাই সেই তথ্যের নিয়ন্ত্রক হিসেবে থাকেন এবং উদ্দেশ্য ও সংরক্ষণের সীমাবদ্ধতার দ্বারা আবদ্ধ থাকেন।

যুক্তিযুক্ত পন্থা হলো একটি সংক্ষিপ্ত, ঘোষিত সমাপ্তি:

• অ্যাকাউন্টটি দ্রুত নিষ্ক্রিয় করা হয় এবং মাসের পর মাস চালু রাখা হয় না;
• একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর প্রেরকদেরকে একজন নির্দিষ্ট সহকর্মীর কাছে পাঠিয়ে দেয়, কিন্তু আগত বার্তার বিষয়বস্তু ফরওয়ার্ড করে না;
• যেখানে ধারাবাহিকতা রক্ষার জন্য উত্তরসূরির কাছে প্রেরণ করা সত্যিই অপরিহার্য, সেখানে এটি একটি সীমিত ও ঘোষিত সময়ের জন্য চলে এবং তারপর বন্ধ হয়ে যায়;
• বিদায়ী কর্মীর চিহ্নিত করা ব্যক্তিগত চিঠিপত্র পড়া হয় না, বরং হস্তান্তর করা হয় বা মুছে ফেলা হয়।

কোনো দরকারি কিছু পাওয়া যাবে এই আশায় একজন প্রাক্তন কর্মচারীর মেইলবক্স অনির্দিষ্টকালের জন্য সচল ও পর্যবেক্ষণে রাখার কোনো আইনি ভিত্তি নেই।

একজন প্রাক্তন কর্মী হিসেবে আপনার নিজের ব্যক্তিগত তথ্যে প্রবেশাধিকার আপনার থাকে। আপনি অপ্রয়োজনীয় ডেটা মুছে ফেলার জন্যও অনুরোধ করতে পারেন। এই অধিকারগুলো আগেভাগেই প্রয়োগ করুন। চাকরি ছাড়ার পর, বাস্তবসম্মত সমাধানটি প্রায়শই নির্ভর করে ব্যাকআপ এবং ডেটা সংরক্ষণের সময়সূচী ইতোমধ্যে কী করেছে তার উপর।

সংক্ষেপে

• আপনার নিয়োগকর্তা শুধুমাত্র একটি সুনির্দিষ্ট, নথিভুক্ত ব্যবসায়িক স্বার্থে আপনার কাজের ইমেল পড়তে পারেন, এবং শুধুমাত্র সেই স্বার্থের পরিধি পর্যন্ত (ধারা 6(1)(f) GDPR)।
• অনুসন্ধানটি অবশ্যই প্রয়োজনীয় ও আনুপাতিক হতে হবে: বিষয়বস্তুর আগে মেটাডেটা, ব্যক্তি, অনুসন্ধানের পরিভাষা ও সময়ের দিক থেকে সীমিত, স্বাধীনভাবে পরিচালিত এবং নথিভুক্ত।
• আপনাকে অবশ্যই আগে থেকে তদারকি নীতিমালা জানতে হবে, এবং যেখানে কর্ম পরিষদ আছে, সেখানে এই ব্যবস্থায় তাদের সম্মতি থাকতে হবে (কর্ম পরিষদ আইনের ২৭ নং ধারা)।
• স্পষ্টতই ব্যক্তিগত বার্তা এবং বিশেষ শ্রেণীর তথ্য ফাইলের বাইরে থাকে, এমনকি আইনসম্মত তল্লাশির সময়েও।
• যদি আপনার সন্দেহ হয় যে নজরদারি মাত্রাতিরিক্ত হয়েছে, তাহলে GDPR-এর ধারা ১৫ অনুযায়ী তথ্য প্রাপ্তির অনুরোধ দিয়ে শুরু করুন এবং যদি বরখাস্তের বিষয় জড়িত থাকে, তাহলে দ্রুত পরামর্শ নিন।

ইমেইলের গোপনীয়তা সম্পর্কে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

নিম্নে আমরা নির্দিষ্ট পরিস্থিতি সম্পর্কে তিনটি প্রশ্নের সরাসরি উত্তর দিয়েছি।

আপনার অবস্থান সম্পর্কে অনিশ্চিত? আপনার পরিস্থিতি আমাদের জানান। আমরা এক কর্মদিবসের মধ্যে আপনার বিকল্পগুলো জানিয়ে দেব।