কর্মী সংক্রান্ত তথ্য সংরক্ষণ: একজন নিয়োগকর্তা কতদিন পর্যন্ত তা রাখতে পারেন?

ব্যক্তিগত তথ্য সংরক্ষণের কোনো নির্দিষ্ট সময়সীমা নেই। GDPR অনুযায়ী, আপনি যে উদ্দেশ্যে ডেটা সংগ্রহ করেছেন, সেই উদ্দেশ্য পূরণের জন্য যতক্ষণ প্রয়োজন, ততক্ষণই তা সংরক্ষণ করতে পারবেন; অন্যদিকে, ডাচ কর আইন বেতন-সংক্রান্ত নথি, মজুরি কর বিবরণী এবং কর্মচারীর পরিচয়পত্রের অনুলিপির জন্য একটি নির্দিষ্ট ন্যূনতম সময়সীমা নির্ধারণ করে দেয়।

বাস্তবে, এটি ডাচ নিয়োগকর্তাদের জন্য তিনটি সময়সীমা নির্ধারণ করে দেয়: কর্মী ফাইলের বেশিরভাগ তথ্যের জন্য চাকরি শেষ হওয়ার দুই বছর পর, মজুরি কর বিবরণী এবং পরিচয়পত্রের অনুলিপির জন্য কর্মী চাকরি ছাড়ার ক্যালেন্ডার বছর শেষ হওয়ার পাঁচ বছর পর, এবং বেতন ব্যবস্থাপনার জন্য সাত বছর। কর্মী ফাইলে কী কী রাখা যেতে পারে সে সম্পর্কিত আমাদের নিবন্ধটি এর বিষয়বস্তু নিয়ে আলোচনা করে; এই নিবন্ধটি আলোচনা করে কত সময়ের জন্য।

GDPR-এর অধীনে মৌলিক নিয়মটি কী?

প্রয়োজনের চেয়ে বেশি সময় ধরে ব্যক্তিগত ডেটা রাখবেন না। GDPR-এর ধারা 5(1)(e) (সংরক্ষণ সীমাবদ্ধতা) অনুযায়ী, আপনাকে প্রতিটি ডেটার বিভাগের জন্য সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে আপনার আসলে কতদিনের জন্য সেগুলি প্রয়োজন এবং সেই সিদ্ধান্তের ব্যাখ্যা দিতে সক্ষম হতে হবে।

GDPR-এর নিজস্ব কোনো সময়সীমার তালিকা নেই। নিচের সময়সীমাগুলো ডাচ কর আইন এবং ডাচ ডেটা সুরক্ষা কর্তৃপক্ষের (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) নির্দেশিকা থেকে নেওয়া হয়েছে।

আপনি কোন ডেটা দুই বছরের জন্য সংরক্ষণ করেন?

কর্মী নথির বেশিরভাগ অংশ। এপি-র নির্দেশনা হলো, যেসব তথ্যের জন্য আইনসম্মত সংরক্ষণের সময়সীমা নেই, সেগুলো সাধারণত কর্মী চাকরি ছাড়ার পর দুই বছর পর্যন্ত রাখা হয়।

এর আওতায় রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, চাকরির চুক্তিপত্র ও তার সংশোধনীসমূহ, মূল্যায়ন ও কর্মদক্ষতা প্রতিবেদন, নিয়োগ, পদোন্নতি, পদাবনতি ও বরখাস্ত সংক্রান্ত চিঠিপত্র, প্রশিক্ষণের নথি, সতর্কীকরণ, সুপারিশপত্র এবং অনুপস্থিতির নথি।

যদি কর্মচারীর সাথে কোনো কর্মসংস্থান সংক্রান্ত বিরোধ থাকে বা থেকে থাকে, অথবা কোনো মামলা আদালতে বিচারাধীন থাকে, তাহলে বিষয়টি নিষ্পত্তি না হওয়া পর্যন্ত আপনি সংশ্লিষ্ট তথ্য আরও বেশি সময়ের জন্য সংরক্ষণ করতে পারেন। এক্ষেত্রে প্রাসঙ্গিক উপাদানগুলো সংরক্ষণ করা যুক্তিযুক্ত, কিন্তু পুরো ফাইলটি অনির্দিষ্টকালের জন্য নয়।

কোন ডেটা আপনি পাঁচ বা সাত বছরের জন্য সংরক্ষণ করেন?

রাজস্ব নথি। এক্ষেত্রে আপনার কোনো স্বেচ্ছাধীনতা নেই: করের বাধ্যবাধকতাই সময়কাল নির্ধারণ করে দেয় এবং যথাসম্ভব সংক্ষিপ্তভাবে তথ্য সংরক্ষণের সাধারণ নীতিকে অগ্রাহ্য করে।

• মজুরি কর বিবরণী (loonbelastingverklaring) এবং কর্মচারীর যোগদানের সময় আপনার দ্বারা যাচাইকৃত পরিচয়পত্রের অনুলিপি: যে পঞ্জিকা বছরে কর্মসংস্থান শেষ হয়েছে, তার শেষ হওয়ার পাঁচ বছর পর।
• বেতন প্রশাসন (loonadministratie): সাত বছর, যা ডাচ কর ও শুল্ক প্রশাসন (Belastingdienst) কর্তৃক নির্ধারিত মৌলিক নথিপত্রের জন্য সাধারণ কর সংরক্ষণ সময়কাল।

শুধুমাত্র করের বাধ্যবাধকতার আওতাভুক্ত নথিগুলোই এই দীর্ঘতর সময়কালের অন্তর্ভুক্ত। ফাইলের বাকি অংশ আগের মতোই দুই বছরের নিয়ম মেনে চলে।

আপনারা আবেদনকারীদের তথ্য কতদিন পর্যন্ত সংরক্ষণ করতে পারেন?

সাধারণত আবেদন প্রক্রিয়া শেষ হওয়ার পর সর্বোচ্চ চার সপ্তাহ পর্যন্ত। প্রার্থীর সম্মতি সাপেক্ষে, আপনি এক বছর পর্যন্ত ডেটা সংরক্ষণ করতে পারেন, যেমন ট্যালেন্ট পুলের জন্য।

সম্মতি অবশ্যই একটি প্রকৃত পছন্দ হতে হবে, যা আলাদাভাবে চাওয়া হবে এবং নথিভুক্ত করা হবে। আপনার গোপনীয়তা নীতিতে শুধু একটি লাইন যথেষ্ট নয়।

অসুস্থতা এবং চিকিৎসা সংক্রান্ত তথ্যের ব্যাপারে কী বলা যায়?

স্বাস্থ্য সংক্রান্ত তথ্য কোম্পানির ডাক্তার (bedrijfsarts) বা পেশাগত স্বাস্থ্য পরিষেবার কাছে থাকে, নিয়োগকর্তা হিসেবে আপনার কাছে নয়। এই তথ্য চিকিৎসা সংক্রান্ত গোপনীয়তা এবং তাদের নিজস্ব সংরক্ষণ নীতির অধীন।

নিয়োগকর্তা হিসেবে আপনি শুধুমাত্র অনুপস্থিতির তারিখ এবং কাজে পুনঃএকত্রীকরণ ও অসুস্থতাকালীন মজুরি প্রদানের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য সংরক্ষণ করেন। এই তথ্যগুলো কর্মী নথির সাধারণ সময়কাল অনুসরণ করে।

নিয়োগকর্তা হিসেবে আপনার কী কী যাচাই করা উচিত?

• আপনার প্রক্রিয়াকরণ কার্যক্রমের রেকর্ডে (জিডিপিআর-এর ৩০ ধারা) কর্মী তথ্যের প্রতিটি বিভাগের জন্য কোনো সংরক্ষণের সময়সীমা নির্ধারণ করা আছে কি?
• আপনি কি প্রক্রিয়াটির চার সপ্তাহের মধ্যে আবেদনকারীর তথ্য মুছে ফেলেন, যদি না আপনি এক বছর পর্যন্ত মেয়াদের জন্য সম্মতি নথিভুক্ত করে থাকেন?
• স্বাস্থ্য সংক্রান্ত তথ্য কি শুধু কোম্পানির ডাক্তারের কাছেই রাখা হয়, আর আপনার কাছে কি কেবল অনুপস্থিতির তারিখগুলো থাকে?
• আপনি কি চাকরি ছাড়ার ক্যালেন্ডার বছরের পর থেকে পাঁচ বছর পর্যন্ত আইডি-র কপি ও মজুরি কর বিবরণী এবং সাত বছর পর্যন্ত বেতন-সংক্রান্ত নথি সংরক্ষণ করেন?
• মেইলবক্স, শেয়ার্ড ড্রাইভ এবং ব্যাকআপে থাকা কপিগুলোও কি মুছে ফেলা হয়, এবং আপনি কি প্রতি বছর একটি নির্দিষ্ট সময়ে এই সময়সূচীটি প্রয়োগ করেন?

একজন কর্মচারী হিসেবে আপনার কী কী যাচাই করা উচিত?

• আপনার নিয়োগকর্তা এখনও কোন ডেটা সংরক্ষণ করে রেখেছেন তা দেখতে আপনি কি আপনার তথ্য প্রাপ্তির অধিকার (জিডিপিআর-এর ধারা ১৫) ব্যবহার করেছেন?
• আপনার প্রাক্তন নিয়োগকর্তা কি আপনার চাকরি ছাড়ার দুই বছরেরও বেশি সময় পরেও কোনো বিরোধ বা আইনগত কারণ ছাড়া আপনার তথ্য সংরক্ষণ করছেন?
• ফাইলটিতে কি কোম্পানির ডাক্তারের চিকিৎসা সংক্রান্ত তথ্য আছে?
• আপনি কি GDPR-এর ধারা ১৭ অনুযায়ী তথ্য মুছে ফেলার জন্য অনুরোধ করেছেন, এবং নিয়োগকর্তা কি এক মাসের মধ্যে তার উত্তর দিয়েছেন?

কর্মী সংক্রান্ত তথ্য সংরক্ষণের ক্ষেত্রে আমরা আপনার জন্য কী করতে পারি?

আমাদের কর্মসংস্থান বিষয়ক আইনজীবীরা নিয়োগকর্তা এবং কর্মচারীদের কর্মী-সংক্রান্ত তথ্য বিষয়ে পরামর্শ দেন:

• আমরা কর্মী তথ্যের প্রতিটি বিভাগ অনুযায়ী একটি সংরক্ষণ সময়সূচী তৈরি করি।
• আমরা আপনার ব্যক্তিগত নথি পর্যালোচনা করি এবং যে তথ্যগুলো মুছে ফেলা আবশ্যক, তা শনাক্ত করি।
• আমরা (প্রাক্তন) কর্মচারীদের কাছ থেকে তথ্যে প্রবেশ এবং তা মুছে ফেলার অনুরোধের কার্যপ্রণালী প্রণয়ন করি।
• কোনো বিচারাধীন বা সম্ভাব্য বিরোধের কারণে আপনি কোন ডেটা আরও বেশি দিন রাখতে পারেন, তা আমরা মূল্যায়ন করি।
• আমরা একজন কর্মচারীর পক্ষ থেকে প্রবেশাধিকার বা মুছে ফেলার অনুরোধ জমা দিই।

সারাংশ

• GDPR কোনো নির্দিষ্ট সময়সীমা নির্ধারণ করে না: ডেটা কেবল তার উদ্দেশ্য পূরণের জন্য যতক্ষণ প্রয়োজন, ততক্ষণই সংরক্ষণ করতে হবে।
• কর্মী নথির বেশিরভাগ অংশ: চাকরি শেষ হওয়ার দুই বছর পর, শুধুমাত্র কোনো বিরোধ-সম্পর্কিত তথ্যের জন্য আরও বেশি সময়।
• মজুরি কর বিবরণী এবং পরিচয়পত্রের অনুলিপি: যে পঞ্জিকা বছরে কর্মসংস্থান শেষ হয়েছে, তার শেষ থেকে পাঁচ বছর; বেতন ব্যবস্থাপনা: সাত বছর।
• আবেদনকারীগণ: প্রক্রিয়াটির পর চার সপ্তাহ পর্যন্ত, অথবা লিখিত সম্মতি সাপেক্ষে এক বছর পর্যন্ত।
• স্বাস্থ্য সংক্রান্ত তথ্য কোম্পানির ডাক্তারের কাছে থাকে; আপনি শুধু অনুপস্থিতির তারিখ এবং পুনর্বহাল ও বেতন প্রদানের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যটুকু রাখবেন।

সচরাচর জিজ্ঞাস্য